需求明確化：職業院校的智慧校園建設和普通高校有區別，更強調實踐教學、校企合作等特色功能。所以在編制文件時，要先把這些具體需求梳理清楚，比如哪些功能是教學管理必需的，哪些是服務學生生活的，哪些要考慮和企業實踐教學對接。

合規性把控：招投標工作有嚴格的流程和規定，從采購方式的選擇到評標標準的設定，每一個環節都不能馬虎。特別是涉及到財政資金的項目，文件里的每一項條款都要符合相關法律法規的要求。

評標標準設置：標準不能太籠統，要具有可操作性，能夠客觀評價投標方的實力和方案的可行性。同時要兼顧公平性，讓每個投標方都有平等的競爭機會。

如何平衡需求的全面性和可行性是個難點。職業院校的需求往往比較多樣，既要滿足日常教學管理，又要考慮未來發展擴展。如果需求提得太全面，可能會超出預算范圍，或者現有技術難以實現；如果需求太簡單，又滿足不了學校的實際使用需求。

編制文件時對市場情況的把握也有難度。智慧校園建設涉及的產品和服務種類繁多，市場上的供應商情況也比較復雜。編制人員需要了解不同產品的性能特點、價格水平以及供應商的服務能力等信息。