檔案管理解決方案
第1章 前言
當今經濟全球化、社會網絡化已經成為世界性的一大趨勢，信息技術的革新正在深刻地改變著企業內部傳統的管理和服務方式。目前國務院正在大力推進“全國政府系統政務信息化建設”，要求各級各類政府部門及事業單位轉變工作職能，加快從傳統的辦公模式向“政務公開及信息共享”方式轉變的步伐。
第2章 概述
2.1項目背景
檔案資料作為一種重要的信息資源，在社會各行各業中得到了越來越多的開發和利用，日益顯示出其重要作用。而依靠人工手段已經無法實現對大量檔案信息的收集、處理及應用。檔案信息的數字化和網絡化己成為不可阻擋的趨勢和發展方向。
從檔案數字化管理的投入使用情況看，越早投入建設，檔案信息資源就會越早得到利用，檔案管理部門以及業務利用部門也就會越早享受檔案信息資源帶來的良好服務并從中受益。
自友數字化檔案系統以各級各類檔案部門全面實施檔案數字化管理為出發點，完全符合國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》、《檔案管理軟件功能要求暫行規定》和《電子文件歸檔與管理規范》的要求，同時借鑒并吸收了其他優秀軟件的實際經驗，在協助多家高等學校、政府部門和企事業單位進行檔案數字化管理過程中都得到了高度評價。
2.2現狀分析
1、實體檔案情況
檔案部門保存的檔案資料主要為文書檔案、設備檔案、科技檔案，目前檔案主要依靠手工錄入EXCEL表格來進行保存管理，遠遠滿足不了檔案目錄的查詢與電子文件的調取。
2、辦公局域網現狀及軟、硬件設施情況
目前內部辦公局域網運行情況良好，網絡硬件設施較為完善，具備檔案數字化管理的基本條件。
3、檔案利用分析
目前，學校內部全部檔案未實現數字化及信息共享，檔案利用很不方便，部門間的檔案信息交換也是采用手工方式。但是檔案利用非常頻繁，檔案查詢工作的繁瑣和滯后遠遠不能滿足對檔案頻繁利用的需求。
2.3 建設步驟
綜合檔案的現狀和需求，參照相關企業檔案數字化的經驗做法，我們初步擬出檔案數字化的預期目標如下：
1.將所有紙質檔案掃描成電子檔
2.全部實現網上錄入、整理和查找利用工作，學校內部各部門都可以通過本部門的用戶名和密碼登錄到檔案管理系統中，按照系統管理員的授權進行檔案著錄、整理和檢索。實現“實時歸檔、隨查詢、隨利用”三同步。將新形成的檔案文件隨時歸檔，改變手工文件管理的滯后狀況和各部門文件分散管理狀況。提高檔案文件的時效性，同時盡量減少檔案管理人員數據錄入的工作量。
3.將學校內部現存的紙質檔案文件目錄全部錄入數據庫，再將紙質文件掃描成圖像文件保存，保持文件在流轉過程中各種修改痕跡的原文原貌。實現在內部辦公網上瀏覽查詢文件目錄并根據權限查看文件掃描全文。
2.4 整體設計
針對上述需求分析和預期目標，我們建議選用數字檔案數字化網絡管理系統作為檔案數字化管理平臺。該系統具備以下主要功能和特點：
1.系統基于TCP/IP協議，采用瀏覽器/服務器（B/S）結構，用戶不受地域限制，局域網內的任何一臺計算機都可以登錄系統，按照管理員分配的權限進行檔案的著錄、歸檔和查詢工作。
2.真正實現了電子文件全文、圖像、錄音錄像等多媒體檔案的數字化管理。可以實現各種格式的電子文件（word/wps/ppt/txt/html等）、圖紙文件（jpg/bmp/gif/bmp/dwg等）和多媒體文件的上傳、下載、打印及在線點播。
3.全模糊查詢及精確查詢并舉，全文高速檢索。系統采用了當今流行的互聯網搜索引擎，無需事先設置查詢條件，查詢操作方便快捷。可以對任意字段內容進行模糊匹配和精確匹配查找，查全、查準率很高，查詢速度快，并實現了全文附件的高速檢索。
4.自動檔案信息統計。系統可以對各類檔案資料進行靈活的統計，并繪出直方圖等各種統計圖表。
5.檔案借閱利用管理。系統實現了網絡檔案借閱利用，經過授權的用戶只需登錄系統就可查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實體，系統可記錄完整的借閱利用信息，并可進行借出檔案實體的催還和借閱利用信息的統計。
6.系統可以實現批量上栽功能，把掃描好的合同文件自動對應到它的合同目錄中去。如合同還未錄入目錄信息系統將自動建立目錄信息，并做好掃描圖象的掛接。
此外，系統功能還包括：檔案鑒定銷毀、輔助組卷、主題詞自動標引、自定義著錄項目、（自定義）打印格式、數據批量修改、批量刪除、批量復制/移動、用戶賬戶及權限管理、系統日志管理、系統狀態控制、數據備份與恢復、服務器遠程控制等。
2.6 優勢及安全策略
1.先進實用的系統架構和平臺
系統采用完全瀏覽器/服務器（B/S）結構，無需安裝客戶端軟件、不限制客戶端數量。只要在一臺服務器上安裝了本系統，其他所有的部門都可以登錄到系統中，根據權限設定瀏覽、著錄、查詢檔案信息，就像訪問其他Internet網站一樣方便快捷。瀏覽器/服務器(B/S)結構作為客戶端/服務器(C/S)結構的替代技術已經成為目前各類網絡管理系統的主流技術。
B/S結構的檔案網絡管理軟件由于不需要安裝客戶端，從而大量減少支出。C/S結構的檔案軟件除了要購買服務器端軟件以外，還要求必須在每個使用該軟件的用戶計算機上都要安裝客戶端軟件，否則就不能使用檔案系統。客戶端越多投入的經費越多。而且從安裝和維護方面看，C/S構架的軟件客戶端維護量很大，不便于日常管理，大大限制了檔案信息的應用。
系統后臺數據庫是微軟公司的Microsoft SQL Server 2016，有數據存貯快、安全保密性強、與微軟其他應用程序兼容性高等特點。這是基于Windows開發平臺上最兼容、最普遍的數據庫。
2.方便、準確、快速的查詢機制和靈活的分類方式
系統采用了當今流行的互聯網搜索引擎，可以對任意字段進行模糊匹配和精確匹配查找，查全查準率達到100%，查詢速度快，并實現了全文附件的高速檢索。即使是一個非專業人員也能利用通過人性化的查詢界面輕松完整的檢索信息。
3.完善的信息安全機制保障
目前常用的網絡安全手段有：內/外網隔離技術、加密技術、身份認證、訪問控制、安全路由等，這些技術對防止非法入侵系統起到了一定的防御作用。防火墻作為一種將內外網隔離的技術，普遍運用于局域網安全建設中。
我們網絡服務器安裝的操作系統為Windows server 2019 DataCenter，操作系統的漏洞、瀏覽器的漏洞和IIS的漏洞對網絡安全構成了威脅。因此我們在安裝操作系統時打上了所有升級補丁，堵上了漏洞并且設置了windows登錄密碼。但一定要注意及時升級。
為了實現要在整個局域網內杜絕病毒的感染、傳播和發作。我們在整個網絡可能感染和傳播病毒的地方采取相應的防病毒手段。同時為了有效、快捷地實施和管理整個網絡的防病毒體系，采取遠程安裝、智能升級、遠程報警、集中管理、分布查殺等多種手段。
此外，本系統自身設計了如下5個方面的安全防范措施，確保數據安全：
（1）安全通道SSL 128位 加密；
（2）用戶身份認證和數據授權；
（3）數據庫自動定時備份，確保檔案數據的安全性及可靠性。
（4）系統日志管理，自動記錄所有用戶的操作記錄。
（5）靈活的授權機制。
第3章 項目建設內容
3.1系統設置
3.1.1 機構管理
以樹形列表展示系統中的所有機構與部門信息。
3.1.2 用戶管理
用于管理系統中的所有用戶信息，包括但不限于啟用用戶，禁用用戶，編輯用戶信息等
3.2 業務管理
3.2.1 檔案分類
整個檔案管理系統從目錄的制定根據《歸檔文件整理規則》（DA/T22）規范，可以幫助用戶靈活設置檔案分類，滿足用戶多層級的檔案管理需要。
3.2.2 檔案庫管理
整個檔案管理系統的核心功能，根據權限設置案卷信息與文件信息，對于沒有權限的檔案，可以在此申請借閱。
檔案庫列表:按照樹形列表方式展示案卷信息與對應案卷信息下的文件信息，同時展示相關案卷與文件信息下的文件個數。
案卷信息編輯功能，用于維護案卷信息基本信息，包括但不限于信息分類號、全宗號、保管期限、密級等。
文件信息編輯功能，用于編輯文件摘要信息，，包括但不限于信息分類號、全宗號、保管期限、密級等，同時可以根據附件題名維護文件附件信息。
文件附件信息維護列表，用戶維護對應文件摘要信息下的文件。
文件預覽列表，查看某案卷或文件摘要信息下的所有文件附件信息，同時可以根據權限進行下載與預覽(高級版)等操作。
3.2.3 檔案編研
設置檔案庫的相關信息，協助管理人員更方便的查找檔案信息。
3.2.4 檔案鑒定
檔案管理員在固定的日期進行存檔,存檔時核對檔案袋內的信息與封皮記錄是否一致。將記錄一致的文檔分部門進行保管。對不一致的部分退回讓其重新整理。直至所有部門歸檔完畢,并對特殊情況進行標記。并且鑒定所屬檔案密級碼：公開，內部使用，秘密，機密，絕密。
3.2.5 檔案授權
以角色為維度，設置不同角色的檔案權限，分級授權，逐級管理。
同時為了提高用戶體驗與簡化操作復雜度，可對某一檔案分類進行”一鍵授權”，進行一鍵授權后的目錄，可以同時獲取”可讀權限”，”可寫權限”與”可下載權限”。
3.2.6 參數設置
靈活控制系統業務走向，滿足不同用戶的檔案管理需要。
如參數”QX002”，當該參數開啟時，則即使案卷信息或文件摘要信息的密級為公開，也仍然需要按照授權機制進行授權訪問，否則不可訪問。
3.2.7 檔案借閱
不同人員借閱檔案使用不同流程，檔案分為單位人員借閱，單位外部人員借閱需要審核，批準，借閱登記，歸還日期等。同時可以查看當前登陸者的所有借閱信息。
查看所有待審核檔案借閱記錄并對申請進行審核。獲得通過后的申請信息，可讓申請人獲取對應申請的檔案信息對應權限。
用于查看當前登錄人員所有的借閱信息及審核情況。
3.2.8 訪問記錄
查看系統檔案訪問記錄，詳細記錄人員通過何種權限訪問何種檔案記錄情況。